2023年会议筹备方案

来源:策划方案 发布时间:2023-01-05 09:50:04 点击:

下面是小编为大家整理的2023年会议筹备方案,供大家参考。

2023年会议筹备方案

为了确保事情或工作安全顺利进行,常常需要预先准备方案,方案是解决一个问题或者一项工程,一个课题的详细过程。写方案需要注意哪些格式呢?下面是小编为您带来的5篇《会议筹备方案》,希望能够对困扰您的问题有一定的启迪作用。

会议筹备方案 篇一

一、会议时间:

20xx年7月15日10:00-11:00

二、会议地点:

二楼办公室

三、参会人员:

(略)

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四、会议主持:

张经理、王经理

五、会前准备工作:

1、根据领导的会议要求,确定出会议议题。

2、利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间,地会议流程策划方案点,同时告知参会人员会议的名称及内容,以便参会人员整理好相关资料,做好充足的准备工作。

3、组织各参会人员按时到场,明确自己所在职位的工作职责范围。

4、制作出会议的各项日程,编排好会议的相关程序,制定出一系列的注意事项,根据这些注意事项作出相对应的应急方案。

5、会场的布置要充分反映会议主旨,简明扼要,突出重点。

(1)会场要悬挂横幅,横幅上的字要直击中心议题。

(2)会场要安放一台投影仪,以便更好的反映出会议的核心问题,同时用数据的形式更能直观展现出该问题的实质,有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。

(3)确定好明确的会场区域后,再对会议桌的摆放形式进行调整。

(4)会场还要对主席台位置做一个明确的设定,在设定好位置后,落实主席台的领导人,再进行一一安排座次,并告知参会人员所在座次的编号,根据编号设置发言席,再设定的发言席上摆放席签、话筒,在开会前期要对话筒进行试音,确保话筒的音质。

(5)还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。会场的灯光照明设施,通风效果,录音、录像的好坏直接决定了本次会议的成功与否,因此要对这些设施设备进行细致的检查。

(6)为了让会议的气氛不会显得那么紧张,可以在会场内摆放少量的花,既缓减压力,又烘托气氛。

6、后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。比如:水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。

7、开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的准备工作,以确保会议不会因为某些环节而影响会议的正常举行。

8、把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍,最后向领导汇报工作。

六、会中的服务与组织

1、工作人员要提前1小时到会场,仔细检查会场前期的准备情况,确保没有遗漏的环节。

2、完善签到工作,准确了解参会人员的到场情况,尤其是主席台领导人及发言人是否到齐,对还没有到的参会人员进行二次通知,询问原因,对已到场的参会人员发矿泉水,并进行材料的分发工作。

3、按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。

4、后勤部门维持好会场秩序,参会人员提前5分钟进会场就座,与会议无关的人员及时离开会场,并关闭会场大门,在开会期间手机调成震动或静音,不准擅自离开会场,不准接电话,保持会场的安静。

5、行政人员在开会期间要做好会议记录,写好会议简报。

6、为了弘扬公司文化,在开会过程中安排专门人员进行现场拍照,会后可将这些图片放至网上,做后期公司文化的宣传,同时为了加深参会人员之间的友谊,对参会人员组织照相。

7、行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、飞机票等。

七、会后会场的收尾工作

1、会议结束后,检查所带工作资料和物品(包括会签)是否全部带齐。

2、根据参会人员离开的时间,安排工作人员对参会人员进行护送。

3、回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。

4、为了让此次会议开展的更有意义,可以安排新闻媒体对此次会议进行全方位的报道。

会议筹备方案 篇二

为深入贯彻党的十七届五中全会和市委十届十一次全会精神,贯彻落实省xx局长会议精神,回顾“十一五”工作,部署“十二五”任务和今年的xxxx工作,进一步统一思想、凝聚力量,推动全市xx工作在新的历史起点上再创新辉煌。根据市政府领导意见,拟召开xx市xx工作会议,现制定筹备工作方案如下:

一、会议时间和地点

20xx年4月日上午9:00,会期半天;xx宾馆主楼会议室。

二、参会人员

(一)副市长xx、市政府副秘书长xx(2人);

(二)市委宣传部、市文明办、市人大教科文卫委、市政协教科文卫委、市直机关工委、市财政局、市公安局、市教育局、市农委、市民委、市城建局、市民政局、市文化局、市旅游局、市总工会、市妇联、团市委等部门领导(17人);

(三)各县(市)、区政府分管xx工作领导和xx局局长、分管副局长,xx风景名胜区、xx风景区、高新区、市xx区、市xx工业园区、xx农高区、xx、xx等单位分管领导和xx工作部门领导(35人);

(四)局机关全体人员,局直属各单位班子成员(38人);

(五)局系统受表彰的先进集体和先进个人代表(30人)。

总计:122人。

三、会议议程

会议主持:市政府副秘书长xxx

(一)市xx局局长、党组书记xx做工作报告;

(二)会议表彰

1、宣布xx工作先进集体、先进个人表彰决定;

2、宣布xx工作先进集体、先进个人表彰决定;

3、宣布xx突出贡献奖、贡献奖、突出贡献教练员和十佳运动员表彰决定;

4、宣布局系统先进集体、先进个人表彰决定;

5、公布受市以上表彰的先进集体、先进个人名单;

6、为先进集体和先进个人颁发奖状、证书;

(三)市政府副市长xx讲话。

四、会议文件收集和起草

(一)局长、市长讲话、主持语由xx负责起草;

(二)会议表彰文件由相关处室起草,xx负责收集。所有文件,均在4月11日前拿出初稿,4月13日提交局党组会议讨论。

五、会务工作

(一)会议通知由xx负责,报送请柬由xx负责,邀请记者由崔晓峰负责;

(二)会标:20xx年xx市xx工作会议,主讲桌放置鲜花,段瑛琦负责;

(三)会前对会场音响效果、灯光进行全面测试,确保灯光、音响正常,刘东刚负责;

(四)参会领导安排主席台桌椅,各市级部门和县(市)区领导在观众席前排就座,其他人员依次就座。印制全体参会人员座位图,确保对号入座,并装入文件袋。参会各单位座签核对、增补及摆放,段瑛琦负责;

(五)会场安排4名服务员负责茶水服务,发奖仪式安排礼仪小姐,xx负责;

(六)会议材料装入文件袋,材料准备和装袋由办公室负责;

(七)市领导、县(市)区和部门进会场座位引导由xx总会负责,会议照相由xx负责,会议录音由xx负责;

(八)会议结束后安排各县(市)相关领导用餐,地点在xx宾馆主楼餐厅,就餐人员人。

六、会议预算

一、场租费:2800元(会场、音响、茶水)

二、横额、桌签、请柬、文件袋、鲜花:3000元

三、奖牌:60元/个x40=2400元(数量暂定)

四、荣誉证书:10元/个x50=500元(数量暂定)

五、奖品:500元x22=11000元(模范、优秀)

300元x35=10500元(系统先进及省市先进)

六、记者:1000元

七、餐费:15000元

八、领导纪念品:500元x5=2500元(领导)

会议筹备方案 篇三

xx年度是山姆士事业蓬勃发展的一年,公司所取得的每一点进步和成功,离不开全体员工的的辛勤劳动和无私奉献!为增强企业凝聚力,表彰先进树立楷模,激励员工奋发上进,特制定xx年度总结表彰会方案及评比方案。

一、会议名称:xxxx集团xx年度总结表彰会

二、会议主题:总结工作,表彰先进,展望未来。

三、会议主持人:xx、xx

四、会议时间:xx年x月x日

五、出席人:xx、xx

六、评优具体标准及内容:见附件《优秀员工及优秀团队评选方案》

七、节目表演:

1、节目要求:形式以歌曲、舞蹈、小品、朗诵等为主;以表现xx公司的日常工作、生活为题材,反映xx公司的发展历程,体现xx员工的精神面貌为宗旨。

2、节目数量:xx

3、审核时间:年月日——年月日之间

八、会议工作组:

1、秘书组:负责会议进行过程中与会人员的发言的提示,控制娱乐节目时间及顺序的正常进行。

负责部门:总经办

2、资料组:制发会议通知、请柬和邀请函等,编写会议方案、议程及领导人发言稿的收集和准备等。

负责部门:总经办

3、组织组:①负责会前评选项目及奖项排序的最终确定和奖金的到位情况。

负责部门:人力资源部

②负责会中与会人员签到,编排位次,检查引领与会人员入席。

负责部门:xx部

③文化娱乐活动的组织与安排。

负责部门:人力资源部

④负责会后会场所有设备的清理,收回。

负责部门:总经办

4、宣传组:负责会场的背景布置以及音响效果、灯光等、会议的宣传报道以及摄影、录像等工作。

负责部门:企划部

5、后勤组:①负责会前各奖项锦旗、证书的制作等。

负责部门:企划部

②负责主席台排名及座次的布置。

负责部门:总经办

③负责会场中间信息的传递、茶水等安排工作。

负责部门:xx部

④负责会场各种零星会议用品、资料的收尾工作。

负责部门:xx部

6、保卫组:负责会场秩序以及清退会场中无关人员,保证会议地点的安全。

负责部门:保卫部总经办

会议筹备方案 篇四

一、会议名称:

xxx公司20xx年度总结表彰会

二、会议主题:

总结工作,表彰先进,展望未来。

三、会议主持人:

张三,李四

四、会议时间:

20xx年12月25~27日(暂定)

五、会议地点:

本公司基地

六、出席人数:

合计约30人;

七、评优具体标准及内容:

见附件《优秀员工及优秀团队评选方案》

八、会议议程:

1,12月25日早9:00出发,前往基地;下午自由活动

2,12月26日进行年终大会

3,12月27日返回公司

具体安排

1、节目要求:形式以歌曲、舞蹈、小品、朗诵等为主;以表现xxx公司的日常工作、生活为题材,反映xxx公司的发展历程,体现xxx员工的精神面貌为宗旨。

2、节目数量:10个左右

3、会议工作组:

a、秘书组:负责会议进行过程中与会人员的发言的提示,控制娱乐节目时间及顺序的正常进行。负责部门:总经办

b、资料组:制发会议通知、请柬和邀请函等,编写会议方案、议程及领导人发言稿的收集和准备等。负责部门:总经办

c、组织组:

①负责会前评选项目及奖项排序的最终确定和奖金的到位情况。负责部门:人力资源部

②负责会中与会人员签到,编排位次,检查引领与会人员入席。负责部门:xxxx部

③文化娱乐活动的组织与安排。负责部门:人力资源部

④负责会后会场所有设备的清理,收回。负责部门:总经办d、宣传组:负责会场的背景布置以及音响效果、灯光等、会议的宣传报道以及摄影、录像等工作。负责部门:企划部

e、后勤组:

①负责会前各奖项锦旗、证书的制作等。负责部门:企划部

②负责主席台排名及座次的布置。负责部门:总经办

③负责会场中间信息的传递、茶水等安排工作。负责部门:xxxx部

④负责会场各种零星会议用品、资料的收尾工作。负责部门:xx部

f、保卫组:负责会场秩序以及清退会场中无关人员,保证会议地点的安全。负责部门:保卫部

会议筹备方案 篇五

一、会议前准备工作

1、会前所需准备的文件:会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅(一般由会议承办宾馆制作)、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。

2、会前准备工作流程

2.1、会议的计划:

(1)确定会议的目的,试图达到的效果,会议预期取得的成果等。

(2)确定会议的名称,初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。

(3)决定会议的工作人员和服务人员,必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

2.2、确定会议日程。编排会议日程表,并与会前发给各参会人员。会议流程策划方案(1)议程表。

将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序,编排议程,印成文字,即议程表,会前发给与会人员。

(2)日程表与作息时间表。

会期超过一天的会议,还应订出日程表和作息时间表。

2.3、会议成本预算。

会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。

2.4、准备会议资料。

(1)开幕词、工作报告、发言稿等

(2)会议所用的技术性、程序性文书材料,如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。

2.5、发送会议通知及接受回执。

(1)会议通知:本单位的小型会议,可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知,邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式,对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬,再加电话征询、确定的双重方式。

(2)回执:为准确统计与会人数,做好相应准备,通知时应提前7天以上并附回执。

回执的通知应计算邮途的来回时间,受邀请者考虑和准备时间,相应提前发送,但又不可提前过多,以免对方遗忘。

2.6、会场布置,会场根据与会人数选择适当场所,具体要求如下:

(1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全,大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组,事先划分席位,摆放好桌签。

(2)主席台席位。

第一排的正中为首席。其次是左位,再次为右位-先左后右,左高右低。前排为主。后排为次,其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签,便于按位入座。

(3)会场设施。

会场的所有设施必须在开会前准备齐全,如扩音、录音、放音、唱片,录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具,等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小),以免临时发生故障或出现差错。

2.7、其他准备

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动,或赠送资料、纪念品等,必须提前做好准备。

二、会议期间工作

1、会议期间需准备的文件:。

2、会议期间的工作流程

2.1、在机场、码头、车站等处,派专人、专车分批分时段按要求接站。

2.2、做好来客接待工作,确认和分发房间,确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

2.3、会场桌椅摆设确认:灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。

2.4、会议现场:专人负责参会人员的引领,签到,分发会议资料。

2.5、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等)。

2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

2.7、协调会议期间的交通工具的安排。

2.8、会议接待人员应全程跟踪会议,以便及时和与会者保持联系,出现突发事件能以最短的时间解决。

三、会议后续工作

1、会议后需准备的文件:参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。

2、会议后的工作流程

2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的"汇总,总结工作及印刷发放代表通讯录。

2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

2.5、欢送代表工作。

2.6、会议费用的结算工作。

四、人员职责

1、会务负责人

1)联络协调

对内负责与所领导及各科室负责人的沟通,制定会议计划书及工作进度表,确保会议顺利完成;

对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络,确认人员名单及行程安排;

协调会务工作人员的活动。

2)制定会议方案并实施

负责拟定和调整会议方案,会议组织程序,并上报相关领导审核;负责协调各职能组分工,并确认工作安排和进程。

3)会场及住宿安排

负责会议酒店(场地)接洽、预订及协议签订;

负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。

4)负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议

各类资料内容的确认审核;

确定印刷地点;

会场布置的审核。

5)制定可行性预算

6)同会议发言人及各位贵宾联系

2、会务助理

1)各类文本的起草、修改,资料的编排、制作

根据会议的要求,负责会议通知书的设计、制作及印刷;

负责会场背景效果图的设计与制作;

代表证、餐券的设计与制作。

2)负责重要人员的联络事宜

负责重要人员的行程安排的联系、确认;

负责重要人员的机(车)票的预订;

负责重要人员的专人接、送及陪同安排;

负责重要人员在会议期间的用车安排。

3)负责与会代表联络事宜

负责会议通知书的寄发及确认回执工作;

负责会务资料的收集、确认并输入数据库;

如会议信息有变,负责与与会代表联系,及时告知。

4)负责会场的管理工作

负责会场及仪器设备的管理;

提前做好仪器设备的调试工作;

负责会场影像/通讯的管理(计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等);确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及__。

5)负责交通管理及安全措施

负责用车计划;

负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。

6)负责会场安全保障工作

负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案

7)会务帐务管理

会前负责制定收入、支出预算表

会后负责制作收入、支出明细表

负责会务费用分配方案的制定、上报及落实

3、应急人员

1)负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。

2)负责参会人员的引领、接待。

3)负责就餐秩序的控制。

4)负责会中其他应急工作。

以上就是小编为大家带来的5篇《会议筹备方案》,能够给予您一定的参考与启发,是小编的价值所在。

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