2022办公室工作交流调研汇报【精选推荐】

来源:工作汇报 发布时间:2022-11-27 15:10:12 点击:

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2022办公室工作交流调研汇报【精选推荐】

办公室工作交流调研汇报

 

   3月23日至24日,在办公室的统一组织下,赴省政府办公厅与业务对口处室就公文办理、办公自动化平台建设等工作进行了对接交流。通过对接学习,开阔了眼界、增长了见识、受到了启发,明确了方向。

 

   一、基本情况

 

  2016年,省政府对办公厅内设处室进行了机构改革,撤消秘书一处、法规处设立秘书处,工作人员共16人。其工作职能延续以前秘书一处和法规处的工作职能,主要负责公文的收发、分办、拟办、呈办、交办、督办、催办、审核、公文保密及档案管理、印章管理、机要通信等工作。

  省政府办公厅秘书处在公文办理、公文审核、档案管理等工作上分工明确,工作过程中既互不交叉,又互相代理。从工作职能来看,我办秘书二处所承担的工作与省厅秘书处所承担的工作基本一致。个人体会:可能因为人员配备、工作环境、业务素养的差别,我办秘书二处的工作强度明显大于省厅秘书处。

 

   二、主要差距

 

  站在原地看自己,近年来,我办公文办理工作确有很大的改进和突破,但跳出原地回头看,我们同省政府办公厅在工作上有很大的差距。通过与省厅秘书处负责公文办理、公文审核的同志们对面交流、现场查看和亲身体验,感到我办在公文办理、公文审核等方面,既有体制上的差距,又有机制上的差距;
既有运转上的差距,又有审核上的差距;
既有软件上的差距,又有硬件上的差距。

  (一)体制与机制上的差距

  第一,体制上。去年省政府办公厅对内设机构进行了“撤、并、降、改”,从面上看秘书处是一个独立单位,但在实际工作中还是按照原来的职能各自运行、各司其职,只是减少了1位处长的编制。反观我办秘书二处,在编人员8人,但在位工作的人员实际只有5人(其中借调1人、职工2人),有4人长期不能正常工作。虽然工作职能没有什么区别,但工作人员的工作强度、工作精力、工作效率差别较大。

  第二,机制上。省政府办公厅在工作、学习、奖惩、问责等方面有一套严格的制度,每项工作都有一套完整的运行流程,而且将ISO9001质量管理体系引入到机关标准化建设之中,优化了机关作风和政务环境。近年来,我办在向省政府办公厅学习借鉴的基础上,也制定了相关的制度、规定和流程,但在执行过程中存在着把制度、规定、流程印在纸上、挂在墙上的现象,机关工作人员没有把制度、规定、流程入脑入心。

  (二)流转与审核上的差距

  第一,运转上。省厅秘书处公文办理采取“一口进,一口出,封闭运行”的模式。秘书处收到来文后,对文件进行分类。上级来文,秘书处提出拟办意见报分管副秘书长审核,再呈送秘书长核报省长、常务副省长、分管副省长批示。省政府领导批示后,秘书处转有关部门办理,对口处室负责督办。平级来文,秘书处提出拟办意见呈送分管副秘书长核报分管副省长批示;
重大事项呈送分管副秘书长核报秘书长、分管副省长、省长批示。省政府领导批示后,秘书处转有关部门办理,对口处室负责督办。下级来文,由秘书处加笺转有关处室办理,承办处室提出拟办意见呈送分管副秘书长核报分管副省长批示;
重大事项呈送分管副秘书长核报秘书长、分管副省长、省长批示。

  从省厅秘书处公文运转的形式看,有自上而下运转的、有自下而上运转的,这样既减少了领导批示(阅)文件的数量,同时也提高了公文办理效率。而我办在办理公文时却采取“一口进,一口出,封闭运行”的模式,始终采用自下而上的运转方式,先是呈送给分管副秘书长,而后分别核报秘书长、分管副市长、市长批示,这样的运转模式既拉长了领导批示(阅)文件的时间,又不能保证公文运转的质量,甚至出现了本末倒置现象。

  第二,审核上。省厅秘书处对公文审核时,重点围绕公文的政策关、法律关、内容关、文字关、格式关进行审核,确保所制发的公文符合规范、准确无误。由于省厅在制发公文上设定前置审核条件,所以对可发可不发的公文、未列入全省工作重点的行文一律不予审核。相比较而言,我办制发公文审核上问题较多,由于前置审核不严,越级发文、滥发文件、未审即发的情况时有发生,这些现象使精简公文的要求成了一纸空文。

  (三)软件与硬件上的差距

  第一,软件上。在省厅秘书处学习时,认真查看了他们在公文办理上的一些软件,来文登记统一使用计算机登统,公文运转登记主要有《发文登记簿》、《公文运转记录单》这些登记簿办文人员人手一册,办文时都必须按要求认真登记。同时,《发文登记簿》区分级别(如国务院、国务院办公厅等),《公文运转记录单》用红、黄两种颜色区分,(红色登记涉密文件,黄色登记普通文件)。从这些细小的登记来看,省厅在公文办理过程中对文件的跟踪有一套严密流程,这样既能及时了解公文的办理情况,又能防止文件的丢失和泄密。而我办在公文办理过程中缺少细致的登记程序,所以容易出现压件、误时误事的情况。

  第二,硬件上。目前,省政府办公厅OA系统(办公自动化办公平台)已建成,现已组织技术处、应急办等处室及部分办公厅领导试运行。据技术处的同志介绍,4月份将组织办公厅全体人员进行培训,5月1日正式运行。同时,省厅秘书处在OA系统的基础上,开发了智能文件交换与跟踪系统,该系统已经正式运行。系统在保持原有公文运转模式,及时准确运转公文的基础上,采用计算机技术、结合条码自动识别技术以及智能交换箱等技术,实现公文交换过程中信息自动采集、公文交换自动记录、交换过程智能化管理,彻底改变了公文办理人员传统工作模式。

  省政府办公厅网上办公平台包括:公文管理系统、会议管理系统、督查考评系统、政务信息系统、承办管理系统、机关党建系统等,几乎涵盖办公厅所有行政业务。

  智能文件交换系统实现了纸质公文的快速分发流转;
实现安全有效的自动签收登记;
实现了带条码的公文扫描录入、快捷查询;
实现了分发自动提示、投件自动计数、打印文件清单;
实现了公文办理全过程自动跟踪提醒;
实现了公文收发、交换、流转全程有效监控;
实现了自动完成公文督办提醒等功能。

  目前,我办使用的公文处理系统同省政府办公厅一致,但在OA系统建设与应用、智能文件交换系统建设上远远滞后于省政府办公厅。

 

   三、工作建议

 

  公文办理是各级政府的重要职责,也是重要的基础性工作。为进一步转变作风,规范服务,提高效能,强化机关公文办理的职能,建议如下:

  (一)重视文秘队伍建设

  一是畅通进口,优化结构。参照省厅的做法,结合我办文秘队伍的现状,建议调整、配齐秘书二处的工作人员,确保有7─8名固定的工作人员。同时,拓宽和疏通进人渠道,对新录用、选调到市政府办公室工作的人员,输送到秘书二处学习1—2年,这样使新入职的人员通过工作接触,就能及时学习到上级的文件精神、了解全市的工作重点、掌握公文起草的基本方法和熟悉公文办理的主要程序。

  二是强化培训,提高素质。针对目前公文办理人员匮乏,业务基础不扎实的现状,建议采取“请进来、走出去”的办法,不定期地组织公文办理人员到上级机关、外地参观学习。结合工作实际,邀请省市有关专家举办专题辅导讲座和业务研讨讲座,提高工作人员的业务素质。同时,采取以岗代训的办法,轮流从县(区)、市直部门办公室抽调人员到市政府办公室秘书二处帮助工作,边干边学,为县(区)及部门培训骨干力量。

  三是拓宽出口,有为有位。公文办理是一项枯燥的工作。针对目前“没进门的不愿进,进了门的不想干,干了一阵就想走”的局面,建议对公文办理人员进行正确的引导,在职务晋升、评奖评优上优先考虑公文办理人员,充分调动工作的积极性和创造性,使政治上靠得住、工作上有能力、作风上过得硬的优秀公文办理人员从“幕后”走向“前台”,走上领导岗位。

  (二)规范公文办理工作

  一是加强审核把关。制发公文必须结合全市年度工作重点。针对目前发文过多(经市委督查室统计,2016年我办发文数量较2015年超10%以上)、越级发文的现象,建议设立法规处,实行审核前置,公文文稿签发前,对口处室要会同法规处进行审核,对应付上级、搪塞下级、属部门职权范围内的事、不成熟的文稿以及可以口头或用电话等其它方式处理的事项,一律不予以市政府或市政府办公室的名义制发公文。对于符合发文规定的,各对口处室要切实把好公文的政策关、格式关和文字关,树立“我就是最后一关”的质量意识和责任意识。

  二是遵循行文规则。建议机关各处室要严格公文的办理及报送程序,按规定制发公文。同时,按照《党政机关公文处理工作条例》、《河北省党政机关公文处理工作实施细则》、《***市党政机关公文处理工作实施办法(试行)》做好公文办理工作。严格执行退文制度,对不符合公文报送程序、格式不规范、未列入发文计划的来文,一律予以退文。

  三是提高办文效率。以方便基层办事和提高工作效率为出发点,认真执行办公室《关于进一步加强公文办理工作的通知》“全员办文”的工作要求,建议在实行办文第一责任人的基础上,推行工作代理制,避免因某个经办人不在影响整个办文工作的正常运转。同时,各处室对各类公文的办理,要明确时间要求,坚决杜绝拖延、推诿和压误的现象。特别是紧急事件,要特事特办,即收即办,努力为市领导和基层提供高效地服务。

  (三)推进OA系统建设

  一是推进政务办公网络化建设。办公自动化是建设效能型政府的必然选择。建议加快全市政府系统办公自动化建设,推进无纸化办公,这样既改善了办公设施和办公环境,同时,又达到了“网上连线、距离拉近,键盘一敲、费用减少,鼠标一摁、效率提升”的协同办公目的。

  二是推进公文办理智能化建设。建议围绕“稳定、快捷、实用、安全”的目标,加快公文办理智能交换系统建设,实现非涉密公文网上办理。同时,针对电子公文与纸质公文“非同步”的现状,引入二维条码自动识别及智能交换等技术,实现公文交换过程的智能化管理,使实物流与电子信息流相匹配,提高公文交换及业务处理的运转效率,确保公文交换的安全性、保密性和准确性。

  三是推进公文签批移动化建设。由于受纸质文件的限制,现行的公文签批效率十分低下。为了打破“文档电子化,签批审核纸质打印”的半电子化流程的瓶颈,建议对非涉密公文实行高效、安全、灵活的移动审批和移动签批,这样不仅能减少公文运转中间环节,缩短办文周期,同时,又能提高办文的效率。

  这次到省政府办公厅学习,总的感觉是“不看不知道,一看不得了,看后吓一跳”,短短几年时间,省厅在OA系统的建设和运用上实现了跨越式的发展。

  今年以来,我办秘书二处已多次与市工信局、上海智云信息产业发展有限公司进行沟通,积极推进政府系统OA系统建设。由于智云公司前期方案不完善,致使全市政府OA系统迟迟得不到推动。为了同省厅OA系统实现无缝对接,我们已同(东华、中科软、中信联、浪潮、成都品鑫、中国电信)等省内外多家IT公司进行了接洽,近期部分公司将提交平台建设技术方案。目前,国内OA系统应用已很成熟,只要“智慧城市”大平台启动,即能实施政府OA系统建设。

 

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